Jak się okazuje, menadżerowie także mają nierzadko kłopot z asertywną odmową.
Na czym polega problem z tą asertywnością?
Kasia, 36-latka, menadżerka, mama dwójki dzieci, też tak miała. Choć, jak to bywa, nie od razu nazwała swój problem, czyli, że właśnie o asertywność tu chodzi.
Zarządzała 4-osobowym zespołem pracowników w średniej wielkości firmie. Miała poczucie ogromu zadań i ciągłego braku czasu.
– Nawet nie mam chwili, żeby coś spokojnie przemyśleć – pożaliła się na naszym spotkaniu. – A wiesz, co robię najczęściej? Przesiaduję na spotkaniach! No to kiedy mam pracować, rozwiązywać różne problemy, tworzyć nowe rozwiązania?
Hm, spotkania to też w końcu praca, ale wiele osób ma poczucie straty czasu, gdy jest ich za dużo. Po omówieniu różnych kwestii przeszłyśmy do celu, jaki Kasia chciałaby osiągnąć na naszej sesji.
– Chciałabym móc nie chodzić chociaż na niektóre z firmowych spotkań. Widzę, że wiele z nich po prostu mnie nie dotyczy, siedzę tylko na nich. Ale jak już mnie ktoś zaprasza, to nie chcę mu robić przykrości. W końcu liczy chyba, że będę – powiedziała.
– A jak robiłaś do tej pory? Chodziłaś na wszystkie spotkania, czy jednak nieraz odmawiałaś? – spytałam.
– Rzadko odmawiam. Zresztą, to nie dotyczy tylko spotkań – przyznała w końcu Kasia – ale też innych próśb ze strony mojego zespołu czy innych kierowników.
– Co robisz, jak ktoś cię o coś poprosi, a ty nie chcesz tego zrobić? – zapytałam.
– Zwykle się tłumaczę, usprawiedliwiam. Nieraz szukam wymówek. Ale nie czuję się z tym dobrze. A już zwłaszcza jak powiem, że nie mogę czegoś zrobić, bo taka jest decyzja zarządu – wyznała Kasia.
Tak, łatwiej nam odmówić, gdy możemy wskazać na okoliczności zewnętrzne, że decyzja nie należy do nas. Trudniej, gdy po prostu nie chcemy czegoś zrobić. Tylko jak to powiedzieć, żeby nie zrobić nikomu przykrości? Bo to nigdy nie jest miłe, gdy mówimy komuś „nie”. Ani dla niego, ani dla nas.
– To co byś chciała? – spytałam, dalej zmierzając do formułowania celu.
– Chciałabym umieć odmówić i czuć się z tym dobrze – wyjaśniła.
Oto, co zrobiła Kasia i co Ty możesz zrobić.
Kilka kroków do asertywnej odmowy.
- Sprecyzuj, na czym Ci zależy. Kasia określiła, na które spotkania uważa, że powinna chodzić, a z których chciałaby zrezygnować, bo niewiele wnoszą do jej pracy i pracy innych osób. Lepiej będzie, gdy ten czas spożytkuje na inne zadania.
- Pamiętaj o tym, że relacja między osobą, która prosi, a osobą, do której skierowana jest prośba powinna być partnerska. Tak jak ktoś ma prawo prosić Ciebie o coś, tak Ty masz prawo odmówić spełnienia jego prośby. I na odwrót. Ty masz prawo prosić, a ktoś ma prawo odmówić. To jest w porządku!
- W przypadku asertywnej odmowy zastosuj następującą konstrukcję:
- Powiedz słowo „nie”. To jest wtedy komunikat wprost, jasno i konkretnie.
- Powiedz, czego nie zrobisz – informacja o Twojej decyzji. Podjęłam/em decyzję i informuję o tym.
- Wyjaśnij motyw odmowy. Podaj prawdziwy i konkretny powód. Bo masz prawo odmówić!
- Dodaj zmiękczenie, np. „przykro mi”. To jest przejaw naszej empatii i zrozumienia dla emocji drugiej strony.
Przykład: Nie, przykro mi, ale nie będę przychodzić na te środowe spotkania, bo w tym czasie zajmuję się optymalizacją procesu wycen.
Przykład: Nie, przykro mi bardzo, ale nie zgodzę się na twój urlop w tym terminie. Planuję w tym czasie przeprowadzenie inwentaryzacji i potrzebuję, żebyś był w pracy.
Możecie też zastanowić się wspólnie z drugą osobą, jakie znaleźć rozwiązanie, aby obie strony były zadowolone. Jestem absolutną zwolenniczką postawy win-win, czyli obie strony wygrywają. Tyle, że Ty już wiesz, czego chcesz i trzymasz się swojego postanowienia.
Trochę trudniej jest odmówić szefowej/szefowi. To w końcu też człowiek ;), więc i on/a nie przepada za słówkiem „nie”. I w tym wypadku warto otwarcie porozmawiać, powiedzieć o swoich potrzebach – dlaczego nie chcę tego zrobić. Warto być świadomym przyczyny tego „niechcenia”. Jasne, że to wymaga odwagi. I ćwiczeń!
Kasia poczuła się pewniej, wiedziała już, jak to zrobić, by odmawiać w zgodzie ze sobą. Była też bardziej świadoma swoich potrzeb. Z zapałem zabrała się do ćwiczenia nowej umiejętności.
A ty? Jakie masz korzyści z asertywnego zachowania w różnych sferach Twojego życia?